Sinds 1 september 2023 gelden er nieuwe regels voor het invorderen van onbetaalde facturen bij particuliere klanten.
De nieuwe bepalingen zijn dwingend van aard, zodat elke onderneming ze verplicht moet volgen. Contracten en algemene voorwaarden worden dus best aangepast aan de nieuwe spelregels.
Hieronder sommen wij kort op wat is gewijzigd sinds 1 september.
De eerste betalingsherinnering
Als de vervaldatum van de factuur is verstreken en er een eerste betalingsherinnering wordt verstuurd, moet deze verplicht kosteloos zijn. Bij een eerste aanmaning mogen dus geen intresten of schadebeding, evenmin administratieve- of aanmaningskosten worden aangerekend.
Bovendien moet deze betalingsherinnering minstens volgende onderdelen bevatten:
- de gegevens van de onderneming;
- een omschrijving van de geleverde producten of diensten die gefactureerd zijn;
- het openstaande saldo;
- de opeisbaarheidsdatum van de schuld (vervaldatum van de factuur);
- de nieuwe uiterlijke betalingstermijn van ten minste 14 kalenderdagen die aan de klant wordt toegekend om toch nog de schuld te betalen;
- de kosten, interesten of vergoedingen die verschuldigd zullen zijn in geval van niet of laattijdige betaling (conform de algemene voorwaarden).
De klant heeft vervolgens 14 kalenderdagen de tijd om de schuld alsnog te voldoen. Deze termijn begint te lopen vanaf de derde werkdag na verzending per post. Wordt de aanmaning per mail verstuurd, dan vangt de termijn aan op de eerste kalenderdag na verzending.
Vanaf de tweede betalingsherinnering
Indien de klant na deze extra termijn van 14 kalenderdagen nog steeds niet betaalt, kan de onderneming weldegelijk intresten en schadebeding in rekening brengen conform het contract of de (aanvaarde) algemene voorwaarden.
Beide verhogingen zijn vanaf 1 september 2023 evenwel wettelijk gelimiteerd.
De in rekening gebrachte intrestvoet mag niet hoger zijn dan deze van toepassing op geldschulden tussen ondernemingen, zoals bepaald in de wet van 2 augustus 2002 ter bestrijding van betalingsachterstand in handelstransacties. Deze intrestvoet bedraagt op vandaag 10,5 % per jaar.
De forfaitaire schadevergoeding – het zogenaamde schadebeding – is beperkt als volgt:
- voor een openstaand saldo tot 150,00 EUR: maximum schadevergoeding van 20,00 EUR;
- voor een openstaand saldo tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR: maximum schadevergoeding van 30,00 EUR + 10% van het verschuldigde factuurbedrag op de schijf tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR;
- voor een openstaand saldo vanaf 500,01 EUR: 65,00 EUR + 5% van het verschuldigde factuurbedrag op de schijf boven 500,00 EUR met een maximum van 2.000,00 EUR.
Als in de algemene voorwaarden schadevergoedingen zijn vermeld die hoger zijn dan de voornoemde maximumbedragen, kunnen die niet ingevorderd worden.
Tijd voor actie
Voor ondernemingen is het van belang de algemene voorwaarden aan te passen, en ook het debiteurenbeheer onder de loep te nemen. Standaard eerste ingebrekestellingen worden best zo snel mogelijk aangepast met vermelding van de verplichte onderdelen.
De nieuwe regels zijn immers van dwingend recht. Als de inhoud van de eerste aanmaning of de in rekening gebrachte verhogingen niet voldoen aan de wettelijke bepalingen, moet de consument de nalatigheidsinteresten en schadevergoeding niet betalen.
De ondernemer die de nieuwe regels niet volgt, kan ook worden beboet. Dus eens te meer geldt, een verwittigd ondernemer is er twee waard!
