INIS ADVOCATEN EN BEMIDDELAARS
ALGEMENE PRIVACY POLICY
1. Inleiding
VOF INIS ADVOCATEN EN BEMIDDELAARS heeft haar maatschappelijke zetel op het adres Heidebaan 130E te 9100 Sint Niklaas en is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0765.172.127. Voor de leesbaarheid van dit document wordt verder kortweg verwezen naar INIS ADVOCATEN.
INIS ADVOCATEN hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Wij willen u door middel van deze Privacy Policy informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
Dit document bevat onze algemene privacy policy. Het wordt op deze website geplaatst omdat het op die manier voor iedereen toegankelijk is. Het onderwerp ervan is evenwel veel ruimer dan de gegevens die u gebeurlijk achterlaat op onze website.
Wij vragen dat u dit document aandachtig leest, gezien het belangrijke informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Deze Privacy Policy heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacy Policy en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
2. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen
VOF INIS ADVOCATEN EN BEMIDDELAARS met maatschappelijke zetel gevestigd Heidebaan 130E te 9100 Sint Niklaas en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0765.172.127 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij zowel de Belgische als de Europese regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Wij werken conform de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG of GDPR”).
U kan INIS ADVOCATEN bereiken via volgende contactgegevens:
INIS ADVOCATEN
Heidebaan 130E
9100 Sint Niklaas
Tel: +32 (0)3 283 46 46
E-mail: info@inis-advocaten.be
3. De persoonsgegevens die wij verwerken
Naargelang uw hoedanigheid of relatie tot onze onderneming, verwerken wij van u een of meerdere van volgende persoonsgegevens, waaronder bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
- Persoonlijke identificatie- en adresgegevens
- Rijksregisternummer en andere identificatiegegevens uitgegeven door de overheid
- Financiële bijzonderheden (bankrekeningnummers, financiële middelen, schulden, uitgaven, solvabiliteit, leningen, hypotheken, kredieten, verzekeringen, …)
- Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit)
- Immigrantenstatuut (bijzonderheden betreffende het visum, arbeidsvergunning, verblijfs– of verplaatsingsbeperkingen, bijzondere voorwaarden betreffende het verblijfsrecht)
- Leefgewoonten (leefgewoonten, levensstijl, bezittingen,…)
- Psychische beschrijvingen
- Gezinsgegevens (samenstelling gezin, samenlevingsvorm, maritaal overzicht, gegevens over familie- en gezinsleden inclusief gegevens over minderjarigen)
- Vrijetijdsbesteding en interesses
- Lidmaatschappen
- Gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen, veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen en administratieve sancties
- Huur- en verhuurgegevens
- Woningkenmerken
- Gezondheidsgegevens (lichamelijke en psychische gezondheid)
- Gegevens over opleiding en vorming
- Gegevens over beroep en betrekking (loopbaan, aanwerving, huidige betrekking, loon, evaluaties)
- Gegevens over het seksuele leven
- Politieke opvattingen
- Filosofische of religieuze opvattingen
- …
Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.
4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
4.1 Gegevens van cliënten, tegenpartijen en partijen inzake
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens alsook een of meerdere van de hierboven omschreven persoonsgegevens van onze cliënten en opdrachtgevers, tegenpartijen en partijen inzake, desgevallend van hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.
De doeleinden voor deze verwerkingen zijn in hoofdzaak de uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten, inclusief gebeurlijk het instellen, uitvoeren of onderbouwen van dan wel het verweer op een rechtsvordering. Daarnaast ook het cliëntenbeheer en de boekhouding.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst; het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen; de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (uitzondering artikel 9,f AVG) en ons gerechtvaardigd belang.
4.2 Gegevens van derden
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens, het KBO-nummer en rekeningnummer van derden, waaronder confraters, rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, experten, verzekeringsmaatschappijen, tussenpersonen en opdrachtgevers e.d.m.
De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten inclusief gebeurlijk het instellen van een rechtsvordering, het dossierbeheer en de boekhouding.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst; het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen; de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (uitzondering artikel 9,f AVG) en ons gerechtvaardigd belang.
4.3 Gegevens van leveranciers en medewerkers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens, het KBO-nummer en het rekeningnummer van onze leveranciers en medewerkers, evenals hun eventuele personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/externe medewerkers en de boekhouding.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.
4.4 Andere gegevens
Naast de bovenstaande gegevenscategorieën verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke contacten via de website, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn de eventuele uitvoering van een overeenkomst, het belang van onze activiteiten en public relations.
De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
5. Toegang en doorgifte van gegevens
5.1 Toegang door werknemers, medewerkers en aangestelden
In principe worden uw gegevens louter intern door INIS ADVOCATEN behandeld.
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze advocaten-vennoten, advocaten-medewerkers, advocaten-stagiairs, secretariaatsmedewerkers en gebeurlijk aan externe medewerkers.
Wij garanderen dat elke medewerker of aangestelde enkel deze persoonsgegevens zal verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van zijn / haar taak en dat iedere verwerking zal geschieden conform de geldende regelgeving en de bepalingen van huidige policy.
5.2 Doorgifte in het kader van de behandeling van een dossier
De behandeling van een dossier impliceert dat gebeurlijk persoonsgegevens moeten worden doorgegeven aan derden. Gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere advocaten, tegenpartijen, opdrachtgevers, rechtbanken e.d.m. Deze doorgiftes vallen steeds onder onze deontologische verplichtingen. Wij garanderen dat enkel die gegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel.
De aard van onze dienstverlening noodzaakt dat gebeurlijk gegevens worden doorgegeven aan derden teneinde duidelijke en afgelijnde diensten te verstrekken, zoals gerechtsdeurwaarders, deskundigen, notarissen, overheidsdiensten e.d.m. Wij garanderen dat enkel gegevens worden bezorgd in het kader van de uitvoering van onze overeenkomst of indien dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.
5.3 Doorgifte aan externe dienstverleners
INIS ADVOCATEN doet voor bepaalde diensten beroep op externe verwerkers. Dit betreft onder meer onze IT-leverancier, onze softwareleverancier, onze website-host, onze boekhouder,…
Aangezien deze dienstverleners in aanraking kunnen komen met persoonsgegevens, sluit INIS ADVOCATEN met bedrijven die uw gegevens verwerken in haar opdracht een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
INIS ADVOCATEN blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
5.4 Tot slot
In principe worden geen gegevens doorgegeven aan partijen gelokaliseerd buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit gebeurlijk toch nodig is worden alleen persoonsgegevens doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.
INIS ADVOCATEN verkoopt uw gegevens in geen geval aan derden.
6. Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
De gegevens worden in elk geval bewaard gedurende de termijn nodig in het kader van onze contractuele, fiscale en deontologische verplichtingen.
7. Rechten
In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
Recht op informatie: u heeft het recht om te weten welke gegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, hoe lang wij deze gegevens bewaren en aan wie wij deze gegevens eventueel doorgeven. Deze privacy policy werd opgesteld om aan dit recht tegemoet te komen.
– Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
– Recht op rectificatie: u heeft het recht om verbetering van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen of onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
– Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
– Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
– Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven.
– Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
– Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot INIS ADVOCATEN via het adres info@inis-advocaten.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. INIS ADVOCATEN houdt eraan zo snel mogelijk en binnen de dertig dagen te reageren op uw verzoek.
U dient wel voor ogen te houden dat INIS ADVOCATEN gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van onze wettelijke verplichtingen; voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ons gerechtvaardigde belang.Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.
8. Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan INIS ADVOCATEN aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
9. Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
INIS ADVOCATEN gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
10. Bij verdere vragen
Indien u na het lezen van deze Privacy Policy verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met VOF INIS ADVOCATEN EN BEMIDDELAARS, hetzij per post hetzij per e-mail.
VOF INIS ADVOCATEN EN BEMIDDELAARS
Heidebaan 130E
9100 Sint Niklaas
Tel: +32 (0)3 283 46 46
E-mail: info@inis-advocaten.be
