Sinds 1 januari 2026 zijn Belgische ondernemingen verplicht om hun B2B-facturen elektronisch te versturen via Peppol. Die digitalisering zorgt voor een snellere en efficiëntere facturatie, maar verandert niets aan een belangrijk juridisch principe: wie niet akkoord gaat met een factuur, moet die tijdig en duidelijk protesteren.
Nog al te vaak gaan ondernemingen ervan uit dat een stilzwijgen of een eenvoudig niet-betalen geen gevolgen heeft. Dat is een gevaarlijke misvatting. Ook wanneer een factuur via Peppol wordt ontvangen, kan een laattijdig of onduidelijk protest ertoe leiden dat de factuur als aanvaard wordt beschouwd.
Peppol verandert de verzendwijze, niet de rechtsregels
Peppol is een beveiligd netwerk voor de elektronische uitwisseling van facturen. De verzender beschikt over een bewijs dat de factuur correct werd afgeleverd aan de ontvanger.
Die elektronische verzending wijzigt echter niets aan de regels van het Belgische bewijsrecht. De ontvanger die de factuur betwist, moet nog steeds:
- binnen een redelijke termijn reageren;
- duidelijk aangeven welke onderdelen worden betwist;
- en zijn protest kunnen bewijzen.
Binnen welke termijn en hoe moet een factuur worden geprotesteerd?
Een factuur die u betwist, protesteert u best onmiddellijk na ontvangst en in ieder geval binnen een redelijke termijn. Hoewel de wet geen vaste termijn oplegt, wordt in de praktijk vaak uitgegaan van acht dagen tot een maand.
Het protest gebeurt best schriftelijk, via mail of via een aangetekende zending. In beide gevallen moet u ervoor zorgen bewijs van betaling te kunnen voorleggen. In sommige gevallen kan ook een sms of whatsapp bericht volstaan, maar een telefonische mededeling is af te raden wegens niet aantoonbaar.
Een protest moet ondubbelzinnig zijn. Het volstaat niet om te melden dat “er iets niet klopt” of de factuur eenvoudigweg onbetaald te laten. Een geldig protest bevat een duidelijke vermelding van de betwiste factuur en de concrete redenen van de betwisting.
Wat als u niet tijdig protesteert?
Voor ondernemingen kan het uitblijven van een tijdig protest belangrijke gevolgen hebben.
De rechtspraak aanvaardt al geruime tijd dat het stilzwijgen van een handelaar tegenover een ontvangen factuur onder bepaalde omstandigheden kan worden beschouwd als een stilzwijgende aanvaarding van die factuur.
Dat betekent niet dat elke discussie onmogelijk wordt, maar het wordt aanzienlijk moeilijker om later nog te betwisten dat de inhoud van de factuur correct is.
De bewijslast verschuift dan vaak in het nadeel van de ontvanger.
Besluit
De verplichte elektronische facturatie via Peppol verandert de manier waarop facturen worden verzonden, maar niet de juridische gevolgen ervan.
Wie als onderneming een factuur ontvangt waarmee hij niet akkoord gaat, doet er goed aan onmiddellijk, duidelijk en schriftelijk te protesteren. Een tijdig factuurprotest voorkomt bewijsproblemen, ook in een eventuele latere gerechtelijke procedure.
